Tietosuojaseloste

Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n tietosuojaseloste

(yhdistetty ”Seloste tietojenkäsittelytoimista” ja informointiasiakirja)

 

1. Rekisterinpitäjä

Cimson Henkilöstöpalvelut Oy
Annankatu 29 A 8, 00100 Helsinki
cimsonhp@cimson.fi

2. Rekisteristä vastaava henkilö

Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n toimitusjohtaja.

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt henkilöt

Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n rekisterit työnhakijoista ja työntekijöistä sekä rekisterit asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilöistä.

Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n kautta työtä hakevat henkilöt, Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n työntekijät ja Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilöt.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n liiketoimintaan kuuluvien asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito rekrytointipalveluiden, henkilöstövuokrauksen, työsuhteisiin liittyvien asioiden ja muun henkilöstöpalvelun toteuttamiseksi ja hallinnoimiseksi. Tarkoituksena on myös asiakas- ja yhteistyöverkoston tiedottaminen ja ajan tasalla pitäminen sekä tarvittaessa markkinoinnin toteuttaminen, asiakastiedon analysointi ja tutkimustoiminta. Tutkimustuloksista ei ilmene rekisteröityjen henkilötietoja. Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Työnhakijoiden ja työntekijöiden rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • suosittelijatiedot
  • videohaastattelujen tallenteet
  • henkilön itsensä toimittamat muut tiedot (esim. työnäytteet)

Työntekijöiden rekisterissä voidaan edellä mainittujen tietojen lisäksi käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilötunnus
  • työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja päättymispäivämäärä, käyttäjäyritys, lähiomaisen yhteystiedot)
  • palkanlaskentaan liittyvät tiedot
  • pankkitilin numero
  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut
  • työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot
  • ammattiyhdistyksen jäsenmaksujen tilittämiseen liittyvät tiedot
  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • yritysasiakkaan nimi, y-tunnus, yhteystiedot, laskutustiedot
  • yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, asema yrityksessä, puhelin, sähköposti, osoite)
  • kontaktihistoria, markkinointi- ja kampanjatiedot

6. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterin pitämisen peruste on ns. oikeutettu etu Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n liiketoiminnan toteuttamiseksi. Lisäksi työnhakijoiden rekisterissä perusteena on rekisteröidyn suostumus. Työntekijä- ja yhteyshenkilörekisterien perusteena ovat lisäksi asiakas- ja työsopimusten täytäntöönpano sekä työnantajan lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijoiden ja työntekijöiden tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Yhteyshenkilörekisterin tiedot saadaan asiakasyrityksiltä, yhteyshenkilöiltä itseltään, julkisista tietolähteistä tai markkinointitietokannoista.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Pääsääntö on, että rekistereissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Työnhakijoiden tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa sellaiselle Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n asiakasyritykselle, jonka tehtävään työnhakija on ehdolla.

Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai niitä vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille tai työnantajaliitolle ja muille vastaaville toimijoille.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tiloissa.
Digitaalisesti tallennetut tiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä. Järjestelmien käytön edellyttämä tietoliikenne on SSL/TLS-salattua ja tietojärjestelmä on suojattu palomuurilla.  Rekisterin palvelimet säilytetään lukitussa tilassa. Tietokoneet on suojattu salasanoilla.

Rekisterien käyttö on rajattu nimetyille Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n työtekijöille sekä palkanlaskennasta ja kirjanpidosta sekä maksuliikenteestä huolehtivan Cimson Yrityspalvelut Oy:n nimetyille työntekijöille. Käyttö edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka ovat voimassa työsuhteen ajan.

Työnhakijan ja työntekijän on mahdollista omalla käyttäjätunnuksella ja salasanallaan sekä tarkastella että muokata omia työnhakija- ja työntekijärekisterissä olevia tietojaan. Rekisteriin tehdyistä muutoksista jää aina tieto siitä, milloin ja kenen toimesta muutos on tehty.

Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n asiakkaan nimetylle yhteyshenkilölle voidaan tarvittaessa antaa oikeus tarkastella ennalta rajatun työnhakijajoukon tietoja tietoturvallisella yhteydellä henkilökohtaisten tunnusten avulla.

Alihankkijoiden kanssa on solmittu GDPR-asetuksen mukaiset kirjalliset sopimukset.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä. Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä rekisterin pitäjään.

12. Tietojen säilyttäminen

Työnhakijan tai muun rekisteröidyn omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta. Jos työnhakija on työllistynyt Cimson Henkilöstöpalvelut Oy:n kautta, Cimson Henkilöstöpalvelut Oy säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset lakisääteiset tiedot. Samoin asiakassuhteeseen liittyvät välttämättömät henkilötiedot säilytetään tarpeellisen ajan.

Cimson Henkilöstöpalvelut Oy säilyttää rekisteröityjen tiedot siihen saakka, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tai peruuttaa tietojen käyttö tiedottamiseen, markkinointiin tai tutkimustoimintaan. Kielto merkitään rekisteriin.

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.